Manuel d'utilisation de l'application HD4DP v2

Ce manuel décrit les fonctions suivantes de l'application HD4DP v2 :

Adelaide.DAmore ven 05/05/2023 - 12:03

Demander l'accès à une application HD pour un projet spécifique

Les applications de healthdata.be telles que HD4DP v2 et healthstat.be traitent des informations personnelles sensibles. Par conséquent, des processus strictement contrôlés sont utilisés pour accorder l'accès à ces applications.

Le portail Entity Access Management (EAM) de healthdata.be facilite ces processus. Dans cet article, nous décrivons comment l'utiliser. Pour naviguer vers l'application EAM, entrez l'URL https://eam.healthdata.be dans votre navigateur Internet.

Note : La documentation du portail EAM étant régulièrement mise à jour, nous vous conseillons de consulter d'abord les notes de publication.

Sélectionnez l'une des capacités suivantes qui correspond à votre poste afin de demander l'accès à une application HD :

Utilisateur final
SPOC informatique (point de contact unique informatique)
Utilisateur international

Utilisateur final standard

Pour demander l'accès aux applications de healthdata.be (telles que HD4DP v2 et healthstat.be) en tant qu'utilisateur final standard, vous devez cliquer sur REQUEST ACCESS dans la zone de texte bleue au milieu de l'écran.

Vous serez dirigé vers l'écran suivant, où vous sélectionnerez le bouton Log in with eID.

En cliquant sur ce bouton, vous accédez au Federal Authentication Service (FAS) du gouvernement, où vous pouvez vous connecter à l'aide de plusieurs clés numériques avec l'eID ou l'identité numérique.

Si vous choisissez de vous connecter avec ItsMe, vous pouvez entrer votre numéro de téléphone portable.

Suivez les instructions sur votre appareil portable via l'application ItsMe.

Une fois que vous avez suivi la procédure de connexion ItsMe, vous devez sélectionner le bouton vert de confirmation (disponible en FR et NL) pour accéder à l'environnement Sciensano.

Si vous cliquez sur le bouton de confirmation, vous êtes connecté à la page du portail EAM, comme l'indiquent les options My profile et Log out options disponibles en haut à gauche de votre écran.

Lorsque vous sélectionnez le lien REQUEST ACCESS dans la zone de texte surlignée en bleu, afin de remplir le formulaire de demande d'accès, le message suivant s'affiche :

Cliquez sur le lien My Profile dans le message, qui vous redirige vers votre page de profil. Votre profil d'utilisateur doit être validé avant de pouvoir entrer et remplir le formulaire de demande d'accès.

Sélectionnez l'onglet Edit pour compléter les informations de votre profil.

Outre les informations de profil qui sont automatiquement pré-remplies sur la base des données de votre eID, vous devez compléter les champs suivants :

Numéro INAMI : Votre numéro INAMI, s'il est disponible.

Organisation : Ajoutez la ou les organisations auxquelles vous êtes affilié(e). Ce champ comprend le nom et le numéro INAMI de l'organisation.

Adresse e-mail : Champ obligatoire dont le contenu ne peut être extrait de l'eID. Votre adresse e-mail sera utilisée pour la communication sur la validation du profil et la demande d'accès.

State (statut) : Sélectionnez l'une des options (voir l'image ci-dessous) :

Draft (Brouillon) : Ce statut indique que vous n'avez pas encore fini de remplir les champs du profil. À ce stade, vous êtes le seul à pouvoir voir les données remplies. La modification des informations du profil est limitée au statut « brouillon ». Vous pouvez toutefois enregistrer les informations du profil en tant que brouillon afin de les finaliser et de les envoyer pour validation ultérieurement.
Validation Requested (Validation demandée) : Les informations fournies sur le profil de l'utilisateur sont complètes et vous souhaitez les envoyer pour validation au SPOC.

Cliquez sur le bouton Save pour envoyer vos informations de profil au SPOC. Un message d'interdiction d'accès apparaît à l'écran, indiquant que vous ne pouvez plus modifier les informations de profil que vous avez remplies et envoyées.

Retournez à la page My Profile pour voir que votre profil a le statut « pending ». De plus, l'onglet Edit a disparu, ce qui empêche toute modification ultérieure :

Votre profil sera bientôt validé par le SPOC, ce qui sera visible sur votre page de profil comme suit :

Après validation de votre profil par le SPOC, vous sélectionnez Home pour revenir à la page du portail EAM. Attention : Ne sélectionnez pas le bouton « Request access » (bientôt : « Request SPOC rights »), car cela conduit au processus de demande d'accès en tant que SPOC.

Sur la page du portail EAM, sélectionnez à nouveau le lien REQUEST ACCESS dans la zone de texte surlignée en bleu.

Sélectionnez l'hôpital auquel vous êtes affilié pour la (les) application(s) et le(s) projet(s) pour lesquels vous souhaitez demander l'accès.

Vous pouvez maintenant commencer à remplir le formulaire de demande d'accès.

Veuillez remplir tous les champs obligatoires (indiqués par un astérisque rouge *), faire une sélection dans les listes déroulantes obligatoires et, éventuellement, cocher les cases pour obtenir de l'aide et/ou des informations supplémentaires.

Vous pouvez maintenant commencer à remplir le formulaire REQUEST ACCESS en tant qu'utilisateur final.

Veuillez remplir tous les champs obligatoires, indiqués par un astérisque rouge (*), faire une sélection dans les listes déroulantes obligatoires et, éventuellement, cocher les cases pour obtenir de l'aide et/ou des informations supplémentaires.

Champ Type of login :

Si vous sélectionnez « Belgian resident » dans le champ « Type of login », la saisie du numéro de téléphone portable est facultative.

Si vous n'êtes pas résident belge, le champ du numéro de téléphone portable devient obligatoire pour permettre l'authentification à deux facteurs :

Champ Role of requestor in project :

Vous devez indiquer votre rôle dans le projet (Local Study Lead, Local Study Associate ou Local Study Support). Votre rôle détermine vos options d'accès dans HD4DP2 pour ce projet. Pour en savoir plus sur l'étendue des rôles, voir Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2.

Lorsque vous sélectionnez Local Study Support, il vous sera demandé d'indiquer le prénom et le nom de famille du Local Study Associate dans une liste déroulante. Cette liste est automatiquement remplie et spécifique à l'organisation que vous avez sélectionnée précédemment.

Champ HD4DP2.0 :

Cliquez dans le champ sous HD4DP2.0 si vous souhaitez accéder à l'application pour effectuer des enregistrements pour le projet sélectionné :

Champ Healthstat.be :

Cliquez dans le champ sous healthstat.be si vous souhaitez accéder aux rapports du projet sélectionné :

Il peut arriver qu'un utilisateur soumette par inadvertance des demandes d'accès aux mêmes applications et/ou projets. Les demandes sont examinées pour détecter les doublons en vérifiant le numéro d'organisation, le rôle, le groupe d'auteurs et le code du projet. Si des doublons sont détectés, l'utilisateur final recevra le message suivant :

Une fois que vous avez rempli le formulaire de demande d'accès, cliquez sur le bouton Submit. Si la demande est acceptée, vous recevrez un message de confirmation.

SPOC informatique (point de contact unique informatique)

Un SPOC informatique ou point de contact unique informatique est un rôle qui va au-delà de la fonction d'un RAE. Plus précisément, il peut s'agir de tout employé d'une organisation à qui ce rôle a été attribué.

Pour demander l'accès aux applications de healthdata.be telles que HD4DP v2 et healthstat.be en tant que SPOC informatique, vous devez sélectionner GIVE ACCESS dans la zone de texte blanche à droite de l'écran.

Si vous n'avez pas encore demandé l'accès à ces formulaires et que vous n'êtes donc pas reconnu comme un utilisateur ayant le rôle de SPOC, vous recevrez le message suivant :

Dans ce cas, vous devez sélectionner My Profile (en haut à gauche du menu) et cliquer sur le bouton Request access.

L'écran Request access [RAE] s'affiche.

Remplissez tous les champs demandés et cliquez sur le bouton Submit.

Après l'envoi du formulaire RAE, healthdata.be lancera une procédure d'identification et d'authentification concernant votre autorité SPOC au sein de l'organisation mentionnée et vous enverra un e-mail de confirmation contenant un jeton spécial. Une fois que vous avez reçu ce jeton, retournez à la page My Profile et sélectionnez le bouton Enter access token.

L'écran Access token s'affiche :

Indiquez le code INAMI de votre organisation et le access token que vous avez reçu par e-mail. Après avoir cliqué sur Submit, vous serez redirigé vers la page du portail EAM, où vous sélectionnerez à nouveau GIVE ACCESS.

Le formulaire ACCESS REQUEST apparaît. En remplissant les champs demandés, un SPOC est en mesure d'accorder un accès aux utilisateurs de son organisation qui souhaitent accéder à une application de healthdata.be (HD4DP2.0 ou Healthstat).

Une fois que vous avez rempli le formulaire ACCESS REQUEST, cliquez sur le bouton Submit. Si la demande est acceptée, vous recevrez un message de confirmation.

Le profil de l'utilisateur sur la page My Profile est maintenant complété par le nom et le code de l'organisation. Un onglet supplémentaire Batch create requests a été ajouté.

L'onglet Profiles du profil SPOC validé offre la possibilité de Search (rechercher), Select (sélectionner) et Sort (trier) les profils. Les profils d'utilisateurs sélectionnés dans la liste peuvent être Validated (validés) ou Rejected (rejetés) via le menu déroulant Action.

Dans l'onglet Requests, le SPOC peut gérer l'aperçu des demandes. De plus amples informations sont disponibles sur les actions du SPOC sur une demande.

Voir la documentation sous Give access to multiple users in batch pour plus d'informations sur l'onglet Batch create requests.

Les informations enregistrées sur le profil de l'utilisateur ne peuvent pas être modifiées, sauf sur action du SPOC. L'onglet Edit permet de saisir le numéro INAMI, d'ajouter des organisations, de modifier l'adresse e-mail et de faire basculer le statut entre validé et rejeté. Cliquez sur le bouton Save pour installer les nouvelles informations de profil.

Utilisateur international

Pour les utilisateurs internationaux, un lien vers un formulaire spécifique sera fourni :

https://eam.healthdata.be/forms/hd_eam_access_request_user_int

En sélectionnant ce lien, vous serez redirigé vers un formulaire REQUEST ACCESS plus complet. Remplissez tous les champs obligatoires, indiqués par un astérisque rouge (*), faites une sélection dans les listes déroulantes obligatoires et, éventuellement, cochez les cases pour obtenir de l'aide et/ou des informations supplémentaires :

Après avoir soumis le formulaire, un e-mail est envoyé au personnel du Service Desk pour une procédure d'identification et d'autorisation. Si la demande est approuvée, l'utilisateur international reçoit un e-mail contenant les informations relatives à son compte. Les utilisateurs internationaux ne peuvent toutefois pas se connecter, ni consulter l'aperçu des demandes pour le moment.

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 12:39

Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2

Plusieurs rôles d'utilisateurs sont possibles dans l'application HD4DP v2 :

Local Study Lead : Cette fonction assume la responsabilité de l'étude ou du projet au sein de l'établissement de santé participant. Il s'agit souvent du chef du service clinique impliqué dans l'étude ou le projet. Le Local Study Lead peut :

effectuer des enregistrements dans HD4DP v2 ;
accorder l'accès à d'autres collègues (dans le rôle de Local Study Lead, Local Study Associate ou de Local Study Support) ;
visualiser tous les enregistrements effectués par des collègues (quel que soit leur rôle) pour l'étude ou le projet.

Local Study Associate (auteur) : Le Local Study Associate est un professionnel de la santé qui participe à l'étude ou au projet. Il/elle rapporte/enregistre des informations médicales vers/pour le chercheur en utilisant HD4DP v2 et assume ainsi la responsabilité de l'exactitude des informations rapportées. Il/elle est considéré(e) comme l'auteur de l'enregistrement. Ceci sera représenté dans le formulaire d'enregistrement. Le Local Study Associate peut :

effectuer des enregistrements dans HD4DPv2 ;
accorder l'accès à d'autres collègues (dans le rôle de Local Study Support) ;
voir uniquement ses propres enregistrements, et non ceux d'autres collègues de la même organisation de soins de santé participant à la même étude ou au même projet.

Local Study Support (co-auteur) : Un Local Study Associate peut déléguer l'enregistrement à un Local Study Support. Il s'agit souvent d'un collaborateur administratif ou du personnel d'un département de codage médical. Le Local Study Associate est toujours considéré comme l'auteur de l'enregistrement ; le Local Study Support est considéré comme le co-auteur. Le Local Study Associate peut visualiser et modifier les enregistrements effectués par le Local Study Support. Le Local Study Support peut :

effectuer des enregistrements dans HD4DPv2 ;
ne peut pas accorder l'accès à d'autres collègues ;
voir uniquement ses propres enregistrements, et non ceux d'autres collègues de la même organisation de soins de santé participant à la même étude ou au même projet.

Par défaut, un seul Local Study Lead est créé par healthdata.be (Sciensano) pour chaque projet au sein de chaque organisation. Cela signifie qu'une seule personne peut voir tous les enregistrements effectués pour ce projet au sein de cette organisation. Cette règle empêche les utilisateurs de HD4DP v2 de voir les informations personnelles et sensibles de personnes avec lesquelles ils n'ont pas de relation thérapeutique.

Dans le cas où les organisations créent plus d'un Local Study Lead pour un projet au sein de cette organisation, afin qu'ils puissent tous voir les enregistrements des autres, et donc les informations personnelles et sensibles des personnes avec lesquelles ils n'ont pas de relation thérapeutique, les organisations sont entièrement responsables et redevables de cette écart à la règle. Healthdata.be (Sciensano) ne peut pas en être tenu responsable. Les professionnels souhaitant participer à des projets sont invités à contacter le délégué à la protection des données (Data Protection Officer – DPO) de leur organisation pour les consulter sur cet écart à la règle envisagé.

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 12:40

Donner accès à une application HD à une personne de votre organisation

Pour accorder l'accès aux applications de healthdata.be, par exemple HD4DP v2 et healthstat.be, cliquez sur GIVE ACCESS dans la zone de texte blanche sur la page du portail EAM.

Vous pouvez accorder l'accès à une application HD à :

un seul utilisateur ;
plusieurs utilisateurs en lots.

Accorder l'accès à un seul utilisateur

Après avoir sélectionné GIVE ACCESS dans le portail EAM, le formulaire ACCESS REQUEST s'affiche.

Ce formulaire se remplit de la même manière que le formulaire de demande d'accès pour les utilisateurs finaux standard. La différence est que vous remplissez maintenant le formulaire en tant que SPOC informatique pour un utilisateur au sein de votre organisation.

Remplissez tous les champs obligatoires, indiqués par un astérisque rouge (*), sélectionnez l'option souhaitée dans les listes déroulantes obligatoires et, si nécessaire, cochez les cases pour obtenir une assistance et/ou des informations supplémentaires.

Champ Organization NIHDI Number

Le numéro INAMI de l'organisation est rempli automatiquement, car votre compte est lié à cette organisation.

Champ Role in project

Lorsque vous sélectionnez Local Study Support, vous devez choisir une option dans la liste déroulante Author groups. Ces groupes d'auteurs sont définis par l'organisation en question.

Champ HD4DP2.0

Cliquez dans le champ sous HD4DP2.0 si vous souhaitez utiliser l'application pour créer des enregistrements pour le projet sélectionné :

Champ Healthstat.be

Cliquez dans le champ sous healthstat.be si vous souhaitez utiliser l'application pour accéder aux rapports du projet sélectionné :

Une fois que vous avez rempli le formulaire de demande d'accès, cliquez sur le bouton Submit pour l'envoyer. Vous recevrez un message de confirmation si votre demande est acceptée.

Si vous revenez maintenant à la page My Profile, vous verrez que la fenêtre a été élargie pour inclure le nom et le code de l'organisation. Un onglet supplémentaire Batch create requests a également été ajouté.

Accorder l'accès à plusieurs utilisateurs en lots

La personne qui joue le rôle de SPOC pour l'établissement de santé peut accorder l'accès à plusieurs utilisateurs en une seule opération. Pour ce faire, le SPOC retourne à la page User Profile et sélectionne l'onglet Batch create requests.

Dans l'onglet Batch create requests, un fichier CSV peut être sélectionné pour être téléchargé via le bouton Choisir un fichier.

Sélectionnez le fichier CSV et cliquez sur le bouton Run the batch creation. Vous trouverez ci-dessous un exemple de la structure d'un fichier CSV :

/sites/default/files/inline-images/hd_eam_bulk_access_request_example-correct.csv

Une demande dite principale est désormais générée par ligne, après quoi la demande est divisée en sous-demandes (par application et par projet) et stockée dans la DB2 de healthdata.be en vue d'un traitement ultérieur.

Un schéma de table (https://specs.frictionlessdata.io//table-schema/) permet de traiter et de valider des données de table dans des formats de texte. Un exemple de fichier est fourni ci-dessous :

eam_csv_batch_requests_schema.json

Rôles d'utilisateurs et valeurs correspondantes

Trois valeurs peuvent être attribuées à un rôle :

1 = Local Study Lead : healthdata.be ne peut créer qu'un seul « Local Study Lead » pour chaque registre au sein de chaque organisation.
2 = Local Study Associate (auteur). Comme il s'agit du rôle par défaut d'un utilisateur, la valeur « 2 » a été automatiquement saisie ici.
3 = Local Study Support (co-auteur). Ce rôle peut être attribué s'il correspond mieux à la position de l'utilisateur. Un « Support » est toujours attribué à un « Associate ».

Lorsque vous sélectionnez les rôles 1 et 2 (rôles du « Local Study Lead » et du « Local Study Support »), le nom du « Local Study Lead » ou du « Local Study Associate » doit être saisi dans le champ « author_group ». Le format approprié du « Associate » est le suivant : <first_name last_name>, avec 1 espace (tabulation) entre les deux noms.

Lorsque vous sélectionnez le rôle 3 (= « Local Study Support »), le nom du « Local Study Associate » doit être saisi dans le champ « author_group ». Le format approprié du « Associate » est le suivant : <first_name last_name>, avec seulement 1 espace (tabulation) entre les deux noms.

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 12:40

Aperçu des demandes

Après avoir soumis les demandes d'accès et reçu le message de confirmation, vous pouvez consulter le processus de validation et d'autres caractéristiques des demandes via l'onglet « Requests overview » de la page « My Profile ».

En fonction du champ d'application de l'aperçu des demandes, nous pouvons faire la distinction entre :

un Utilisateur final ;
un SPOC informatique (point de contact unique informatique).

Aperçu des demandes des utilisateurs finaux

Pour consulter leurs propres demandes, les utilisateurs finaux peuvent ouvrir la page My Profile et cliquer sur l'onglet Requests overview.

La vue d'ensemble affichée peut faire l'objet d'une recherche et d'un tri dans la ligne supérieure, selon les besoins (voir figure ci-dessous). Les utilisateurs finaux ne verront que la liste des demandes qu'ils ont eux-mêmes créées.

Champ Request UUID

Ce champ contient les identifiants uniques des demandes. La présence d'un même ID unique dans plusieurs lignes indique que cette demande principale consiste en plusieurs sous-demandes, chacune par projet et par application qui a été sélectionnée dans le formulaire de demande. Ces sous-demandes sont ensuite sauvegardées dans la DB2 de healthdata.be pour un traitement ultérieur.

Champ Status

Le champ Status indique si la demande a été créée (valeur « created » ; signifie qu'elle doit être approuvée par le SPOC) ou approuvée (valeur « approved_rae » ; signifie que la demande a été approuvée par le SPOC et qu'elle sera prête pour le partage des informations d'identification).

Champ Role in project

Les valeurs de ce champ sont Local Study Lead, Local Study Associate, Local Study Support. Des informations plus détaillées sur ces rôles peuvent être trouvées sur la page : Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2.

Champ Application

Ce champ contient l'application que vous avez sélectionnée dans le formulaire REQUEST ACCESS (utilisateur final) ou ACCESS REQUEST pour accéder aux projets de santé publique : HD4DP2.0 ou Healthstat.be.

Champ Project code

La valeur de ce champ est le code du projet d'entreprise de healthdata.be. L'introduction de ce code dans le portail FAIR accessible au public (fair.healthdata.be) permet d'obtenir l'ensemble des données de ce projet.

Vous pouvez également saisir ce code dans le champ de recherche avancée sur les pages de documentation de healthdata.be pour trouver la documentation du projet concerné.

Aperçu des demandes de point de contact unique pour les technologies de l'information (SPOC informatique)

Les SPOC ont la possibilité de consulter toutes les demandes concernant leur organisation.

Pour voir le statut des demandes des utilisateurs de son affiliation, le SPOC doit sélectionner la page My Profile et cliquer sur l'onglet Requests overview (voir la capture d'écran ci-dessous). Les demandes figurant dans cet aperçu peuvent être recherchées et triées selon les besoins.

Champ Request UUID

Champ Status

Le champ Status ne peut recevoir que le statut « approved_rae » puisque la demande a été faite par le SPOC.

Champ Role in project

Les valeurs de ce champ sont Local Study Lead, Local Study Associate, Local Study Support. Des informations plus détaillées sur ces rôles peuvent être trouvées sur cette page : Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2.

Champ Application

Champ Project code

Vous pouvez également saisir ce code dans le champ de recherche avancée sur les pages de documentation de healthdata.be pour trouver la documentation du projet concerné.

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 12:41

Actions du SPOC

Dans cet article, nous abordons plus en détail les différentes actions d'un SPOC.

Actions du SPOC sur une demande

Le SPOC sera averti si une demande d'accès a été faite par un collègue, ce qui lui permettra de consulter le tableau de synthèse pour gérer toutes les demandes de son organisation.

Pour ouvrir le tableau de synthèse, le SPOC doit naviguer vers « My profile » puis sélectionner l'onglet « Requests overview ». La vue d'ensemble des demandes s'affiche (voir ci-dessous).

Dans le champ « Actions », un bouton de sélection Approve/Reject est affiché à côté de chaque demande ayant le statut created ou approval_requested (encadré en bleu). Deux actions sont désormais possibles : le SPOC peut soit approuver, soit rejeter la demande de l'utilisateur.

Lorsque l'on sélectionne Approve, et après confirmation de cette action, le statut de la demande devient « approved_rae » et les dates dans les deux champs Updated et Completed sont mises à jour en conséquence, comme le montrent les captures d'écran ci-dessous. Une fois le registre mis en production, le compte sera créé automatiquement et les informations d'identification seront communiquées à l'utilisateur par e-mail.

Action « Approve » (approuver) :

Demande de confirmation en fenêtre pop-up :

Approved (approuvé) :

En sélectionnant Reject, et après confirmation de cette action, la demande reçoit le statut « rejected », les dates dans les champs Updated et Completed sont mises à jour en conséquence. Une demande rejetée reste dans le tableau de synthèse à titre d'information. Comparez les écrans suivants :

Action « Reject » (rejeter) :

Demande de confirmation en fenêtre pop-up :

Rejected (rejeté) :

Le demandeur sera également informé du rejet de sa demande par e-mail :

Dear,

Your request for access to EAM was rejected.

Please contact your HD4DP SPOC for more information.

Best regards
Healthdata Support

Adelaide.DAmore mar 16/05/2023 - 13:20

Accéder à l'application HD4DP v2

Pour accéder à l'application HD4DP v2 (que ce soit la version locale ou la version web), vous devez d'abord demander un compte. Si vous n'avez pas encore de compte, veuillez d'abord lire l'article suivant « Demander un compte pour HD4DP v2 ».

Une fois votre compte créé, vous recevrez un courriel contenant les informations suivantes (notez que le texte entre les [ ] sera adapté) :

Organisation : [numéro INAMI - Nom]
Connexion : [e-mail]
Mot de passe : [mot de passe]
Application URL : [url]

Avec ces informations d'identification, vous pouvez accéder à l'application HD4DP v2 de votre organisation :

Allez à l'url mentionné dans l'e-mail
Sélectionnez « votre organisation » dans la liste
Votre organisation : [numéro INAMI – Nom]
Cliquez sur « Suivant »
Complétez votre « username » et votre « password »
Cliquez sur « Log in »

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 12:42

Naviguez vers le projet BEWSD

Une fois connecté, vous verrez la Page de bienvenue. Dans le menu bleu foncé de gauche, vous pouvez voir tous les programmes d'études et les projets auxquels vous avez accès.

Lorsque vous sélectionnez le programme d'études Drogues illicites, vous pouvez voir le projet d'étude Belgian Early Warning System for Drugs.

Sélectionnez le projet d'étude Belgian Early Warning System for Drugs.

Vous verrez que le projet d'étude Belgian Early Warning System for Drugs se compose d'une partie : Formulaire d'enregistrement principal.

Adelaide.DAmore mer 10/05/2023 - 08:09

Créer un enregistrement BEWSD

Pour créer un enregistrement pour le projet d'étude Belgian Early Warning System for Drugs, sélectionnez « Formulaire d'enregistrement principal » dans le menu bleu foncé de gauche.

Vous verrez le nombre de versions de cette section d'étude. Dans ce cas, il n'y a qu'une seule version : v3.

Lorsque vous sélectionnez la version la plus élevée de cette section d'étude pour la première fois, vous verrez un tableau récapitulatif vide dans la partie principale de votre écran. Ce tableau contient, entre autres, les éléments suivants : ID d'enregistrement, Progrès, Auteur, Co-auteur, ID unique, Business key, Code d'enregistrement, Numéro de registre national du patient…

NOTE:

La section d'étude n'est pas toujours disponible dans la langue sélectionnée. Dans ce cas, le bloc de texte illustré ci-dessous recouvre les boutons de sélection de la langue. Il disparaît automatiquement après quelques secondes.

Selectionnez la langue souhaitée à l'aide des boutons de langue respectifs :
NL pour le néerlandais, FR pour le français ou EN pour l'anglais.

Dans le coin supérieur droit de l'écran, vous trouverez un bouton vert « + Nouvel enregistrement ». Appuyez sur ce bouton.

Après avoir appuyé sur le bouton « + Nouvel enregistrement », l'écran principal sera maintenant remplacé par 2 sections : un formulaire d'étude au milieu de l'écran et une table des matières sur le côté droit de l'écran.

En remplissant le formulaire d'étude, vous créerez un enregistrement pour le projet d'étude en question.

Table de matières

La Table des matières indique les sections que vous devez compléter. Vous pouvez également utiliser la table des matières pour naviguer dans le formulaire d'étude : en appuyant sur une section de la table des matières, vous accédez à cette section du formulaire d'étude.

Progrès

En appuyant sur l'onglet « Progrès » sur le côté droit de l'écran, la table des matières sera remplacée par une barre de progression et une liste des erreurs de validation ouvertes.

Vous pouvez utiliser la liste des erreurs de validation ouvertes pour naviguer dans le formulaire d'étude : en cliquant sur une erreur de validation dans la liste, vous accéderez à cette section du formulaire d'étude.

Lorsque le formulaire d'étude est complété et qu'il n'y a pas d'erreurs de validation, vous pouvez sauver ou envoyer cet enregistrement : Sauver ou Envoyer. Remarquez que le bouton Envoyer est en vert foncé.

Lorsque le formulaire d'étude est complété mais qu'il y a des erreurs de validation, vous pouvez sauver mais pas envoyer cet enregistrement : Sauver mais ne pas envoyer. Remarquez que le bouton Envoyer est en vert clair.

Lorsque le formulaire d'étude est sauvé ou envoyé, l'écran passe au tableau récapitulatif. Maintenant, ce tableau n'est plus vide mais montre l'enregistrement sauvé ou envoyé.

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 15:16

Trouver un enregistrement BEWSD

Pour trouver un enregistrement pour le projet d'étude Belgian Early Warning System for Drugs, sélectionnez « Formulaire d'enregistrement principal » dans le menu bleu foncé de gauche.

Lorsque vous sélectionnez une version de cette section d'étude, vous verrez le tableau récapitulatif dans la partie principale de votre écran. Ce tableau contient, entre autres, les éléments suivants : ID d'enregistrement, Progrès, Auteur, Co-auteur, ID unique, Business key, Code d'enregistrement, Numéro de registre national du patient...

Dans l'en-tête du tableau récapitulatif, vous pouvez utiliser le filtre situé sous chaque étiquette de colonne.

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 15:19

Mettre à jour un enregistrement BEWSD

Pour mettre à jour un enregistrement pour le projet d'étude Belgian Early Warning System for Drugs sélectionnez « Formulaire d'enregistrement principal » dans le menu bleu foncé de gauche.

Utilisez les filtres dans l'en-tête du tableau récapitulatif pour trouver l'enregistrement que vous voulez mettre à jour.

Si vous avez trouvé l'enregistrement, vous pouvez ouvrir le formulaire d'étude de l'enregistrement en cliquant sur la ligne correspondante dans le tableau récapitulatif.

Vous pouvez compléter les champs manquants et / ou modifier les champs précédemment complétés dans le formulaire d'étude.

À la fin du formulaire d'étude, vous pouvez Sauver ou Envoyer l'enregistrement.

Si vous sauvez l'enregistrement, vous pouvez encore le modifier. Un enregistrement envoyé ne peut plus être modifié ou supprimé.

Adelaide.DAmore mer 10/05/2023 - 08:52

Supprimer un enregistrement BEWSD

Pour supprimer un enregistrement pour le projet d'étude Belgian Early Warning System for Drugs, sélectionnez « Formulaire d'enregistrement principal » dans le menu bleu foncé de gauche.

Lorsque vous sélectionnez une version de cette section d'étude, vous verrez le tableau récapitulatif dans la partie principale de votre écran. Le tableau comprend les éléments suivants : ID d'enregistrement, Progrès, Auteur, Co-auteur, ID unique, Business key, Code d'enregistrement, Numéro de registre national du patient...

Utilisez les filtres dans l'en-tête du tableau pour trouver l'enregistrement que vous voulez supprimer.

Une fois que vous avez trouvé l'enregistrement que vous voulez supprimer, vous devez le sélectionner en cochant la case au début de la ligne dans le tableau récapitulatif.

Ensuite, vous devez appuyer sur le bouton « Actions » en haut à droite du tableau récapitulatif.

Il y a maintenant deux options : « Envoyer » et « Supprimer ». Sélectionnez « Supprimer ».

Après avoir appuyé sur « Supprimer », une boite de dialogue apparaîtra pour vous demander de confirmer la suppression du ou des enregistrement(s) sélectionné(s). Si vous êtes sûr de cette action, appuyez sur « Confirmer ». Sinon, appuyez sur « Annuler ».

Si vous supprimez l'enregistrement, vous ne pouvez pas modifier son statut ou son contenu.

L'enregistrement supprimé ne sera pas retiré du tableau récapitulatif. Il reste présent, mais son statut est passé de « Ouvert » à « Supprimé ».

Si vous voulez voir uniquement les enregistrements Ouverts et Envoyés, vous pouvez ajuster le filtre sur l'élément « Statut » dans le tableau récapitulatif.

Un enregistrement peut être supprimé tant que l'enregistrement n'a pas encore été envoyé. Si le statut d'un enregistrement est « Ouvert », l'enregistrement peut toujours être supprimé.

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 15:35

Envoyer un enregistrement BEWSD

Pour envoyer un enregistrement pour le projet d'étude Belgian Early Warning System for Drugs en utilisant le tableau récapitulatif, sélectionnez « Formulaire d'enregistrement principal » dans le menu bleu foncé de gauche.

Utilisez les filtres dans l'en-tête du tableau pour trouver le ou les enregistrement(s) que vous voulez soumettre. Par exemple, vous pouvez utiliser les filtres « Statut » (défini sur « Ouvert ») et « Erreurs de validation » (défini sur « 0 ») pour trouver les enregistrements qui peuvent être soumis.

Une fois que vous avez trouvé le ou les enregistrement(s) que vous voulez soumettre, vous devez sélectionner le ou les enregistrement(s) en cochant la case au début de la ligne dans le tableau récapitulatif.

Ensuite, vous devez appuyer sur le bouton « Actions » en haut à droite du tableau récapitulatif.

Il y a maintenant deux options : « Envoyer » et « Supprimer ». Appuyez sur « Envoyer ».

Après avoir appuyé sur « Envoyer », une boite de dialogue apparaîtra pour vous demander de confirmer l'envoi du ou des enregistrement(s) sélectionné(s). Si vous êtes sûr de cette action, appuyez sur « Confirmer ». Sinon, appuyez sur « Annuler ».

Une fois que vous avez confirmé l'envoi, vous ne pouvez plus modifier le contenu de l'enregistrement ou des enregistrements. Les enregistrements envoyés ne peuvent également plus être supprimés.

L'enregistrement envoyé reste présent dans le tableau récapitulatif, mais le statut est passé de « Ouvert » à « Envoyé »

Si vous voulez voir uniquement les enregistrements « ouverts », vous pouvez ajuster le filtre sur l'élément « Statut » dans le tableau récapitulatif.

Un enregistrement peut être envoyé à la fin du processus de création en utilisant le formulaire d'étude (voir : Créer un enregistrement [nom du projet]).

Lorsque l'enregistrement a été complété à l'aide du formulaire d'étude, sauvé et qu'il n'y a plus d'erreurs de validation, l'enregistrement peut également être envoyé via le tableau récapitulatif. Cette méthode peut être utile pour envoyer plusieurs enregistrements en une seule action.

Adelaide.DAmore mer 10/05/2023 - 09:14

Envoyer une correction d'un enregistrement

Supposons que vous souhaitiez envoyer une correction à un enregistrement soumis. Dans ce cas, vous devez naviguer dans le menu bleu foncé de gauche jusqu'au programme d'études et ensuite jusqu'au projet d'études concerné. Sélectionnez ensuite la partie correspondante.

Important : un enregistrement de correction ne peut être ajouté que si le statut de l'enregistrement est « envoyé ».

Un enregistrement de correction peut être ajouté de deux manières :

via le tableau récapitulatif ;
via la page d'aperçu d'un enregistrement.

Envoyer une correction via le Tableau récapitulatif

Lorsque l'enregistrement a été envoyé, l'enregistrement de correction peut être ajouté via le tableau récapitulatif :

Utilisez les filtres dans l'en-tête du tableau pour trouver les enregistrements qui ont besoin d'une correction. Par exemple, vous pouvez utiliser le filtre « Statut » (défini sur « Envoyé ») pour obtenir uniquement les enregistrements envoyés.

Ensuite, vous devez appuyer sur le bouton « Actions » en haut à droite du tableau récapitulatif.

Trois options sont affichées : « Envoyer », « Supprimer » et « Ajouter correction » mais seule l'option « Ajouter correction » est disponible pour les enregistrements envoyés. Appuyez maintenant sur « Ajouter correction ».

Après avoir cliqué sur « Ajouter correction », une boite de dialogue apparaît pour vous demander de confirmer l'ajout d'un enregistrement de correction pour l'enregistrement sélectionné. Si vous êtes sûr de cette action, appuyez sur « Confirmer ». Sinon, appuyez sur « Annuler ».

Si vous confirmez, vous serez redirigé vers le formulaire d'enregistrement de correction.

La DCD de correction ne contient que les éléments suivants :

Business key de l'enregistrement original
Nom de la collecte des données
Champ ou variable qui est erroné(e)
Valeur de correction
Champ commun

Certains champs sont automatiquement remplis avec des valeurs de l'enregistrement original, comme : « Data collection » et « Business_KEY » .

Le nombre de champs à corriger dans un même enregistrement de correction est limité à trois. Vous pouvez ajouter un autre champ à corriger en cliquant sur « Ajouter un(e) autre ».

Lorsque vous avez terminé de remplir l'enregistrement de correction, vous pouvez ajouter un commentaire et envoyer la correction en cliquant sur le bouton « Envoyer ».

Envoyer une correction via la Page d'aperçu

Nous pouvons également ajouter un formulaire de correction dans la page d'aperçu d'un enregistrement.

Cliquez sur l'enregistrement à corriger dans le tableau récapitulatif, vous serez redirigé vers la page d'aperçu.

Cliquez sur le bouton « Ajouter correction » pour ajouter une correction à l'enregistrement actuel.

Suivez les mêmes étapes que celles décrites dans la section précédente (voir : « Envoyer une correction via le tableau récapitulatif »).

Prévisualiser un enregistrement de correction

Le formulaire de correction est un formulaire générique disponible pour tous les projets et toutes les DCDs.

Si vous voulez avoir un aperçu des « enregistrements de correction » déjà envoyés, vous devez naviguer vers le programme d'études « Form corrigée » et ensuite vers le projet d'études « Form corrigée ». Là, vous devez sélectionner la dernière version du « Form corrigée » dans le menu bleu foncé de gauche.

Tous les enregistrements de correction seront affichés (de différents projets). Vous pouvez utiliser les filtres dans l'en-tête du tableau pour trouver un enregistrement spécifique.

Si vous voulez avoir un aperçu d'un enregistrement de correction, vous devez cliquer sur cet enregistrement, puis vous serez redirigé vers la page d'aperçu.

Adelaide.DAmore mar 16/05/2023 - 13:19

Statuts d'enregistrement dans HD4DP v2

Cet article explique les différents statuts d'enregistrement dans HD4DP v2.

Les statuts sont indiqués dans la colonne Statut.

Vous pouvez sélectionner les colonnes que vous souhaitez afficher via le menu Sélectionner les colonnes visibles situé dans le coin supérieur droit :

Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher et cliquez sur Appliquer.

Description des statuts :

Ouvert : l'enregistrement est créé et stocké. Il n'a pas été envoyé.

Supprimé : l'enregistrement a été supprimé.

Envoyé : l'enregistrement a été soumis et envoyé.

Adelaide.DAmore jeu 20/04/2023 - 15:39