De applicaties van healthdata.be (zoals HD4DP v2 en healthstat.be) verwerken gevoelige persoonsgegevens. Daarom worden strikt gecontroleerde processen gebruikt om toegang te verlenen tot deze applicaties. De Entity Access Management (EAM) portal van healthdata.be faciliteert deze processen. In dit artikel beschrijven we hoe u deze kunt gebruiken

U vindt de EAM portal op het volgende webadres: https://eam.healthdata.be.

Selecteer een van de volgende hoedanigheden die bij uw functie past om toegang tot een HD applicatie te vragen:

• Eindgebruiker (End-user)
• IT SPOC (centraal IT aanspreekpunt)
• Internationale gebruiker (eindgebruiker zonder NIS-nummer)

Standaard eindgebruikers

Om toegang aan te vragen tot applicaties van healthdata.be (zoals HD4DP v2 en healthstat.be) als standaard eindgebruiker, kunt u klikken op REQUEST ACCESS in het blauwe tekstvak in het midden van het scherm.

U belandt op de volgende pagina, waar u klikt op Log in with eID.

U wordt doorverwezen naar de Federal Authentication Service (FAS) van de overheid, waar u kunt inloggen met meerdere digitale sleutels zoals met eID en ItsMe.

Als u ervoor kiest om verbinding te maken met ItsMe, kunt u uw mobiele telefoonnummer invoeren.

Volg de instructies op uw mobiele toestel via de ItsMe-applicatie.

Nadat u de loginprocedure via ItsMe hebt doorlopen, klikt u in onderstaande scherm op de knop Profiel bevestigen om toegang te krijgen tot de Sciensano-omgeving.

Hierna bent u ingelogd in het EAM portaal. Bovenaan links op uw scherm ziet u de opties My profile en Log out.

Als u nu in het blauwe tekstvenster op REQUEST ACCESS klikt, om het toegangsaanvraagformulier te openen, verschijnt volgend bericht:

Klik in het bericht op My profile om naar uw persoonlijke profielpagina te gaan. Uw gebruikersprofiel moet aangevuld en gevalideerd worden, voordat u het toegangsaanvraagformulier kunt openen en invullen.

Selecteer het tabblad Edit om uw profielinformatie aan te vullen.

Behalve de profielinformatie die automatisch wordt ingevuld op basis van uw eID-gegevens, moet u de volgende velden aanvullen:

NIHDI Number: Uw RIZIV-nummer, indien beschikbaar.

Organization: Voer de organisatie(s) in, waaraan u ben verbonden. Dit veld bevat de naam en het RIZIV-nummer van de organisatie. Terwijl u tekst begint in te voeren, worden selectiemogelijkheden voorzien.

Email address: Verplicht in te vullen veld waarvoor de inhoud niet uit de eID kan worden opgehaald. Uw e-mailadres wordt gebruikt voor communicatie met betrekking tot de profielvalidatie en de toegangsaanvraag.

State: Selecteer een van de opties (zie afbeelding eronder):

• Draft: Deze status geeft aan dat u nog niet klaar bent met het invullen van de profielvelden. Alleen u kunt in dit stadium de ingevulde gegevens zien. Het wijzigen van profielgegevens is alleen mogelijk in de status "Draft". U kunt de profielinformatie echter ook als "Draft" opslaan en later aanvullen en voor validatie verzenden.
• Validation Requested: De ingevulde profielinformatie is volledig en u bent klaar om deze te verzenden voor validatie door de SPOC.

Klik op de knop Save om uw profielinformatie naar de SPOC te verzenden. Het bericht "Access denied" dat op uw scherm verschijnt, geeft aan dat u het ingevulde en verzonden profiel niet meer kunt wijzigen.

Als u terugkeert naar My profile ziet u dat het profiel "pending" is. Het profiel bevat ook geen tabblad Edit meer, zodat wijzigingen niet meer mogelijk zijn:

Uw profiel wordt spoedig gevalideerd door de SPOC, wat als volgt wordt weergegeven:

Na validatie van uw profiel door de SPOC selecteert u Home om terug te keren naar de EAM portaalpagina.
Let op: Selecteer hier niet de knop "Request access" (binnenkort: "Request SPOC rights"), omdat u hiermee het proces requesting access as a SPOC start.

Keer nu terug naar de EAM-portaal en selecteer opnieuw REQUEST ACCESS in het blauwgekleurde tekstframe.

Selecteer de organisatie waarvoor u toegang wenst tot de applicaties en projecten van healthdata.be.

Nu kunt u het toegangsaanvraagformulier "Request Access" als eindgebruiker invullen.

Vul alle verplichte velden in, aangeduid met een rode asterisk (*), selecteer de gewenste optie in de verplichte keuzelijsten en vink desgewenst de selectiehokjes aan voor aanvullende ondersteuning en/of informatie.

Veld Type of login:

Als u in het veld “Type of Login” de optie "Belgium resident" selecteert, is de invoer van het mobiele telefoonnummer optioneel.

Als u een "Non-Belgium resident" bent, dan moet u het veld Mobile phone number verplicht invullen, zodat een tweefactorauthenticatie (2FA) mogelijk is:

Veld Role of requestor in project

U moet uw rol in het project aangeven (Local Study Lead, Local Study Associate of Local Study Support). Uw rol bepaalt uw toegangsmogelijkheden in HD4DP2 voor het project. Lees hierover meer in Gebruikersrollen in HD4DP v2.

Als u de optie Local Study Support selecteert, moet u om privacyredenen de voornaam en familienaam van de Local Study Associate invullen.

Veld HD4DP2.0

Klik in het veld onder HD4DP2.0 als u de applicatie wilt gebruiken om registraties te maken voor het geselecteerde project:

Veld Healthstat.be

Klik in het veld onder healthstat.be als u de applicatie wilt gebruiken om toegang te hebben tot de rapportering voor het geselecteerde project:

Als u het toegangsaanvraagformulier volledig hebt ingevuld, klikt u op de knop Submit om het te verzenden. Na dit met succes te hebben verzonden, ontvangt u een bevestigingsbericht.

IT SPOC (centraal IT aanspreekpunt)

Een IT SPOC (single point-of-contact) is het centrale IT aanspreekpunt, een rol die ruimer is dan de functie van een VTE/RAE. Het kan namelijk om elke werknemer gaan binnen een organisatie aan wie deze rol is toegewezen.

Om toegang aan te vragen tot applicaties van healthdata.be, bijvoorbeeld HD4DP v2 en healthstat.be, in de hoedanigheid van IT SPOC, selecteert u GIVE ACCESS in het witte tekstvak rechts op uw scherm.

Mocht u nog nooit toegang hebben aangevraagd tot deze formulieren, en dus niet erkend bent als IT SPOC, dan ontvangt u volgend bericht:

Klik in dit geval op My Profile (bovenaan links op uw scherm) en vervolgens op de knop Request access.

Het scherm Request access [RAE] wordt geopend.

Fill in all requested fields and click on the Submit button.

Na verzending van het RAE formulier voeren de Support diensten van healthdata.be een identificatie- en autorisatieprocedure door betreffende uw SPOC-rol binnen de bewuste organisatie. Hierna ontvangt u een bevestigingse-mail met een speciale token. Hierna keert u terug naar de My Profile-pagina en klikt u op de knop Enter access token.

Het scherm Access token wordt geopend:

Vul de RIZIV-code voor uw organisatie in evenals de toegangstoken die u per e-mail hebt ontvangen. Na klikken op Submit wordt u doorverwezen naar de EAM portal, waar u opnieuw GIVE ACCESS selecteert.

Het formulier ACCESS REQUEST wordt geopend. Door de verplichte velden in te vullen, geeft de IT SPOC binnen de organisatie toegang aan gebruikers die toegang wensen tot een applicatie van healthdata.be (HD4DP2.0 of healthstat.be).

Als u het formulier Access Request volledig hebt ingevuld, klikt u op de knop Submit om het te verzenden. Na succesvolle verzending ontvangt u een bevestigingsbericht.

Het gebruikersprofiel op de pagina My Profile is nu uitgebreid met de naam en code van de organisatie. Er werd ook een extra tabblad Batch create requests toegevoegd.

Zie documentatie Toegang geven aan meerdere gebruikers in batch voor meer informatie.

Internationale gebruiker

Internationale gebruikers volgen onderstaande link naar een specifiek formulier:

https://eam.healthdata.be/forms/hd_eam_access_request_user_int

Deze link voert u naar een meer uitgebreid formulier Request Access. Vul alle verplichte velden (aangeduid met een rode asterisk *), selecteer de gewenste optie in de verplichte keuzelijsten en vink desgewenst de selectiehokjes aan voor aanvullende ondersteuning en/of informatie:

Na het verzenden van het formulier wordt een e-mail gestuurd naar de medewerkers van de Service diensten voor een identificatie- en autorisatieprocedure. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt de internationale gebruiker een e-mail met accountinformatie. Op dit moment kunnen internationale gebruikers echter niet inloggen noch overzichten van aanvragen consulteren.

De applicaties van healthdata.be (zoals HD4DP v2 en healthstat.be) verwerken gevoelige persoonsgegevens. Daarom worden strikt gecontroleerde processen gebruikt om toegang te verlenen tot deze applicaties. De Entity Access Management (EAM) portal van healthdata.be faciliteert deze processen. In dit artikel beschrijven we hoe u deze kunt gebruiken

U vindt de EAM portal op het volgende webadres: https://eam.healthdata.be.

Selecteer een van de volgende hoedanigheden die bij uw functie past om toegang tot een HD applicatie te vragen:

• Eindgebruiker (End-user)
• IT SPOC (centraal IT aanspreekpunt)
• Internationale gebruiker (eindgebruiker zonder NIS-nummer)

Standaard eindgebruikers

Om toegang aan te vragen tot applicaties van healthdata.be (zoals HD4DP v2 en healthstat.be) als standaard eindgebruiker, kunt u klikken op REQUEST ACCESS in het blauwe tekstvak in het midden van het scherm.

U belandt op de volgende pagina, waar u klikt op Log in with eID.

U wordt doorverwezen naar de Federal Authentication Service (FAS) van de overheid, waar u kunt inloggen met meerdere digitale sleutels zoals met eID en ItsMe.

Als u ervoor kiest om verbinding te maken met ItsMe, kunt u uw mobiele telefoonnummer invoeren.

Volg de instructies op uw mobiele toestel via de ItsMe-applicatie.

Nadat u de loginprocedure via ItsMe hebt doorlopen, klikt u in onderstaande scherm op de knop Profiel bevestigen om toegang te krijgen tot de Sciensano-omgeving.

Hierna bent u ingelogd in het EAM portaal. Bovenaan links op uw scherm ziet u de opties My profile en Log out.

Als u nu in het blauwe tekstvenster op REQUEST ACCESS klikt, om het toegangsaanvraagformulier te openen, verschijnt volgend bericht:

Klik in het bericht op My profile om naar uw persoonlijke profielpagina te gaan. Uw gebruikersprofiel moet aangevuld en gevalideerd worden, voordat u het toegangsaanvraagformulier kunt openen en invullen.

Selecteer het tabblad Edit om uw profielinformatie aan te vullen.

Behalve de profielinformatie die automatisch wordt ingevuld op basis van uw eID-gegevens, moet u de volgende velden aanvullen:

NIHDI Number: Uw RIZIV-nummer, indien beschikbaar.

Organization: Voer de organisatie(s) in, waaraan u ben verbonden. Dit veld bevat de naam en het RIZIV-nummer van de organisatie. Terwijl u tekst begint in te voeren, worden selectiemogelijkheden voorzien.

Email address: Verplicht in te vullen veld waarvoor de inhoud niet uit de eID kan worden opgehaald. Uw e-mailadres wordt gebruikt voor communicatie met betrekking tot de profielvalidatie en de toegangsaanvraag.

State: Selecteer een van de opties (zie afbeelding eronder):

• Draft: Deze status geeft aan dat u nog niet klaar bent met het invullen van de profielvelden. Alleen u kunt in dit stadium de ingevulde gegevens zien. Het wijzigen van profielgegevens is alleen mogelijk in de status "Draft". U kunt de profielinformatie echter ook als "Draft" opslaan en later aanvullen en voor validatie verzenden.
• Validation Requested: De ingevulde profielinformatie is volledig en u bent klaar om deze te verzenden voor validatie door de SPOC.

Klik op de knop Save om uw profielinformatie naar de SPOC te verzenden. Het bericht "Access denied" dat op uw scherm verschijnt, geeft aan dat u het ingevulde en verzonden profiel niet meer kunt wijzigen.

Als u terugkeert naar My profile ziet u dat het profiel "pending" is. Het profiel bevat ook geen tabblad Edit meer, zodat wijzigingen niet meer mogelijk zijn:

Uw profiel wordt spoedig gevalideerd door de SPOC, wat als volgt wordt weergegeven:

Na validatie van uw profiel door de SPOC selecteert u Home om terug te keren naar de EAM portaalpagina.
Let op: Selecteer hier niet de knop "Request access" (binnenkort: "Request SPOC rights"), omdat u hiermee het proces requesting access as a SPOC start.

Keer nu terug naar de EAM-portaal en selecteer opnieuw REQUEST ACCESS in het blauwgekleurde tekstframe.

Selecteer de organisatie waarvoor u toegang wenst tot de applicaties en projecten van healthdata.be.

Nu kunt u het toegangsaanvraagformulier "Request Access" als eindgebruiker invullen.

Vul alle verplichte velden in, aangeduid met een rode asterisk (*), selecteer de gewenste optie in de verplichte keuzelijsten en vink desgewenst de selectiehokjes aan voor aanvullende ondersteuning en/of informatie.

Veld Type of login:

Als u in het veld “Type of Login” de optie "Belgium resident" selecteert, is de invoer van het mobiele telefoonnummer optioneel.

Als u een "Non-Belgium resident" bent, dan moet u het veld Mobile phone number verplicht invullen, zodat een tweefactorauthenticatie (2FA) mogelijk is:

Veld Role of requestor in project

U moet uw rol in het project aangeven (Local Study Lead, Local Study Associate of Local Study Support). Uw rol bepaalt uw toegangsmogelijkheden in HD4DP2 voor het project. Lees hierover meer in Gebruikersrollen in HD4DP v2.

Als u de optie Local Study Support selecteert, moet u om privacyredenen de voornaam en familienaam van de Local Study Associate invullen.

Veld HD4DP2.0

Klik in het veld onder HD4DP2.0 als u de applicatie wilt gebruiken om registraties te maken voor het geselecteerde project:

Veld Healthstat.be

Klik in het veld onder healthstat.be als u de applicatie wilt gebruiken om toegang te hebben tot de rapportering voor het geselecteerde project:

Als u het toegangsaanvraagformulier volledig hebt ingevuld, klikt u op de knop Submit om het te verzenden. Na dit met succes te hebben verzonden, ontvangt u een bevestigingsbericht.

IT SPOC (centraal IT aanspreekpunt)

Een IT SPOC (single point-of-contact) is het centrale IT aanspreekpunt, een rol die ruimer is dan de functie van een VTE/RAE. Het kan namelijk om elke werknemer gaan binnen een organisatie aan wie deze rol is toegewezen.

Om toegang aan te vragen tot applicaties van healthdata.be, bijvoorbeeld HD4DP v2 en healthstat.be, in de hoedanigheid van IT SPOC, selecteert u GIVE ACCESS in het witte tekstvak rechts op uw scherm.

Mocht u nog nooit toegang hebben aangevraagd tot deze formulieren, en dus niet erkend bent als IT SPOC, dan ontvangt u volgend bericht:

Klik in dit geval op My Profile (bovenaan links op uw scherm) en vervolgens op de knop Request access.

Het scherm Request access [RAE] wordt geopend.

Fill in all requested fields and click on the Submit button.

Na verzending van het RAE formulier voeren de Support diensten van healthdata.be een identificatie- en autorisatieprocedure door betreffende uw SPOC-rol binnen de bewuste organisatie. Hierna ontvangt u een bevestigingse-mail met een speciale token. Hierna keert u terug naar de My Profile-pagina en klikt u op de knop Enter access token.

Het scherm Access token wordt geopend:

Vul de RIZIV-code voor uw organisatie in evenals de toegangstoken die u per e-mail hebt ontvangen. Na klikken op Submit wordt u doorverwezen naar de EAM portal, waar u opnieuw GIVE ACCESS selecteert.

Het formulier ACCESS REQUEST wordt geopend. Door de verplichte velden in te vullen, geeft de IT SPOC binnen de organisatie toegang aan gebruikers die toegang wensen tot een applicatie van healthdata.be (HD4DP2.0 of healthstat.be).

Als u het formulier Access Request volledig hebt ingevuld, klikt u op de knop Submit om het te verzenden. Na succesvolle verzending ontvangt u een bevestigingsbericht.

Het gebruikersprofiel op de pagina My Profile is nu uitgebreid met de naam en code van de organisatie. Er werd ook een extra tabblad Batch create requests toegevoegd.

Zie documentatie Toegang geven aan meerdere gebruikers in batch voor meer informatie.

Internationale gebruiker

Internationale gebruikers volgen onderstaande link naar een specifiek formulier:

https://eam.healthdata.be/forms/hd_eam_access_request_user_int

Deze link voert u naar een meer uitgebreid formulier Request Access. Vul alle verplichte velden (aangeduid met een rode asterisk *), selecteer de gewenste optie in de verplichte keuzelijsten en vink desgewenst de selectiehokjes aan voor aanvullende ondersteuning en/of informatie:

Na het verzenden van het formulier wordt een e-mail gestuurd naar de medewerkers van de Service diensten voor een identificatie- en autorisatieprocedure. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt de internationale gebruiker een e-mail met accountinformatie. Op dit moment kunnen internationale gebruikers echter niet inloggen noch overzichten van aanvragen consulteren.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Als u ingelogd bent, ziet u de Welkomstpagina. In het donkerblauwe menu links op uw scherm ziet u alle studieprogramma's en studieprojecten waartoe u toegang hebt.

Wanneer u het studieprogramma Zeldzame ziekten selecteert, ziet u het studieproject Belgisch Mucovisidose Register.

Selecteer het studieproject Belgisch Mucovisidose Register. U ziet nu dat het studieproject Belgisch Mucovisidose Register uit 1 deel bestaat: Basis registratieformulier.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Om een registratie te creëren voor het studieproject BCFR - Belgisch Mucovisidose Register, selecteert u "Basis registratieformulier" in het donkerblauwe menu links op uw scherm.

U ziet het aantal versies van het studieonderdeel. In dit geval gaat het om de negende versie: v9.

Wanneer u voor de eerste keer de hoogste versie van dit studieonderdeel selecteert, ziet u een lege overzichtstabel in het hoofdgedeelte van uw scherm. De tabel bevat onder andere de volgende items: Registratie ID, Vooruitgang, Auteur, Co-auteur, Unieke ID, Business Key, Registratiecode, Rijksregisternummer van de patiënt...

OPMERKING:

Het studieonderdeel is niet altijd beschikbaar in de geselecteerde taal. In dat geval wordt het hieronder afgebeelde tekstvak over de taalselectieknoppen weergegeven. Het verdwijnt automatisch na enkele seconden.

Selecteer nu de gewenste taal met een van de andere taalselectieknoppen:
NL voor Nederlands, FR voor Frans of EN voor Engels.

In de rechter bovenhoek van het scherm ziet u een groene knop + Nieuwe registratie. Selecteer deze knop.

Nadat u de knop "+ Nieuwe registratie" hebt geselecteerd, wordt het hoofdscherm in 2 secties verdeeld: een onderzoeksformulier (in het midden van het scherm) en een inhoudstafel (aan de rechterkant van het scherm).

Door het onderzoeksformulier in te vullen, creëert u een registratie voor het respectieve studieproject.

Inhoudstafel

De Inhoudstafel geeft aan welke onderdelen u moet invullen. U kunt de inhoudstafel ook gebruiken om door het onderzoeksformulier te navigeren: door op een onderdeel in de inhoudstafel te klikken, gaat u naar dit onderdeel in het onderzoeksformulier.

Vooruitgang

Door het tabblad "Vooruitgang" aan de rechterkant van het scherm te selecteren, wordt de inhoudstafel vervangen door een voortgangsbalk en een lijst met openstaande validatiefouten.

U kunt de lijst met openstaande validatiefouten gebruiken om door het onderzoeksformulier te navigeren: door op een validatiefout in de lijst te klikken, gaat u naar dit onderdeel in het onderzoeksformulier.

Als het studieformulier is ingevuld, en er zijn geen validatiefouten, kunt u deze registratie Opslaan of Verzenden. Merk op dat de knop Verzenden helder groen is.

Als het studieformulier is ingevuld, maar er zijn nog validatiefouten, kunt u deze registratie Opslaan maar niet Verzenden. Merk op dat de knop Verzenden schemerig groen is.

Als het studieformulier is opgeslagen of verzonden, wisselt het scherm naar de overzichtstabel. Deze tabel is echter niet meer leeg, maar geeft de opgeslagen of verzonden registratie weer.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Om een registratie te vinden voor het studieproject BCFR - Belgisch Mucovisidose Register selecteert u "Basis registratieformulier" in het donkerblauwe menu links op uw scherm.

Wanneer u een versie van dit studieonderdeel selecteert, ziet u de overzichtstabel in het hoofdgedeelte van uw scherm. Deze tabel bevat onder andere volgende items: Registratie ID, Vooruitgang, Auteur, Co-auteur, Unieke ID, Business Key, Registratiecode, Rijksregisternummer van de patiënt …

In de koptekst van de overzichtstabel kunt u het filter onder elk kolomlabel gebruiken.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Om een registratie voor het studieproject BCFR - Belgisch Mucovisidose Register bij te werken, selecteert u "Basis registratieformulier" in het donkerblauwe menu links op uw scherm.

Wanneer u een versie van dit studieonderdeel selecteert, ziet u de overzichtstabel in het hoofdgedeelte van uw scherm. Deze tabel bevat onder andere: Registratie ID, Vooruitgang, Auteur, Co-auteur, Unieke ID, Business Key, Registratiecode, Rijksregisternummer van de patiënt...

Gebruik de filters in de kop van de tabel om de registratie te vinden die u wilt bijwerken.

Als u de registratie hebt gevonden, kunt u het onderzoeksformulier openen door op de overeenkomstige rij in de overzichtstabel te klikken.

U kunt de ontbrekende velden invullen en / of de eerder ingevulde velden in het onderzoeksformulier wijzigen.

Aan het eind van het onderzoeksformulier kunt u de registratie "Opslaan" of "Verzenden".

Een registratie kan worden bijgewerkt zolang de registratie niet is verzonden. Als de status van een registratie op "Opgeslagen" staat, kan de registratie nog worden bijgewerkt.

Als u de registratie opslaat, kunt u deze nog bewerken. Een verzonden registratie kan niet meer worden gewijzigd of verwijderd.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Om een registratie voor het studieproject BCFR - Belgisch Mucovisidose Register te verwijderen , selecteert u "Basis registratieformulier" in het donkerblauwe menu links op uw scherm.

Wanneer u een versie van dit studieonderdeel selecteert, ziet u de overzichtstabel in het hoofdgedeelte van uw scherm. Deze tabel bevat onder andere volgende items: Registratie ID, Vooruitgang, Auteur, Co-auteur, Unieke ID, Business Key, Registratiecode, Rijksregisternummer van de patiënt...

Gebruik de filters in de kop van de tabel om de registratie te vinden die u wilt verwijderen.

Als u de registratie hebt gevonden die u wilt verwijderen, moet u deze selecteren door het selectievakje aan het begin van de rij in de overzichtstabel aan te vinken.

Vervolgens moet u de knop "Acties" rechtsboven in de overzichtstabel selecteren.

Twee opties zijn nu beschikbaar: "Registraties verzenden" en "Registraties verwijderen". Selecteer "Registraties verwijderen".

Nadat u op "Registraties verwijderen" hebt gedrukt, verschijnt een pop-upvenster waarin u wordt gevraagd de verwijdering van de geselecteerde registratie(s) te bevestigen. Als u zeker bent van deze actie, drukt u op "Bevestig". Zo niet, druk dan op "Annuleer".

Als u de registratie verwijdert, kunt u de status of inhoud ervan niet meer wijzigen.

De verwijderde registratie wordt niet uit de overzichtstabel verwijderd. Het blijft aanwezig, maar de status is veranderd van "Open" in "Verwijderd".

Als u alleen open en verzonden registraties wilt zien, kunt u het filter op het item "Status" in de overzichtstabel aanpassen.

Een registratie kan worden verwijderd zolang de registratie niet is verzonden. Als de status van de registratie "Open" is, kan de registratie nog steeds worden verwijderd.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Om een registratie voor het studieproject BCFR - Belgisch Mucovisidose Register via de overzichtstabel te verzenden, selecteert u "Basis registratieformulier" in het donkerblauwe menu links op uw scherm.

Wanneer u een versie van dit studieonderdeel selecteert, ziet u de overzichtstabel in het hoofdgedeelte van uw scherm. De tabel bevat onder andere: Registratie ID, Vooruitgang, Auteur, Co-auteur, Unieke ID, Business Key, Registratiecode, Rijksregisternummer van de patiënt…

Gebruik de filters in de koptekst van de tabel om de registratie(s) te vinden die u wilt verzenden. U kunt bijvoorbeeld de filters "Status" (ingesteld op "Open") en "Validatiefouten" (ingesteld op "0") gebruiken om de registraties te krijgen die kunnen worden verzonden.

Als u de registratie(s) hebt gevonden die u wilt verzenden, moet u deze selecteren door het selectievakje aan het begin van de rij in de overzichtstabel aan te vinken.

Selecteer vervolgens de knop "Acties" rechts boven de overzichtstabel.

Er zijn nu twee opties beschikbaar: "Registraties verzenden" en "Registraties verwijderen". Selecteer "Registraties verzenden".

Na het selecteren van "Registraties verzenden" verschijnt een pop-upvenster waarin u wordt gevraagd om de verzending van de geselecteerde registratie(s) te bevestigen. Als u zeker bent van deze actie, klik dan op "Bevestig". Indien niet, klik op "Annuleer".

Als u de verzending bevestigt, kunt u de inhoud van de registratie(s) niet meer wijzigen. Verzonden registraties kunnen ook niet meer worden gewist.

De verzonden registratie blijft in de overzichtstabel, maar de status ervan is gewijzigd van "Open" in "Verzonden".

Als u alleen "open" registraties wilt zien, kunt u het filter op het item "Status" in de overzichtstabel aanpassen.

Een registratie kan aan het eind van het creatieproces worden verzonden via het onderzoeksformulier (zie: Een [project] registratie creëren).

Als de registratie via het onderzoeksformulier is voltooid, opgeslagen en er geen validatiefouten meer zijn, kan de registratie ook via de overzichtstabel worden verzonden. Deze methode kan handig zijn om meerdere registraties in dezelfde actie te verzenden.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Stel dat we een verzonden registratie willen corrigeren. In dat geval moeten we navigeren naar het betreffende studieprogramma en vervolgens naar het studieproject. Daar moeten we het betreffende studieonderdeel selecteren in het donkerblauwe menu links op uw scherm.

Belangrijk: Een correctie registratie kan alleen worden toegevoegd als de status van de registratie 'verzonden' is.

Een correctieregistratie kan op twee manieren worden toegevoegd:

• via de overzichtstabel,
• via de voorbeeldpagina van een registratie.

Stuur een correctie via de Overzichtstabel

Als de registratie is verzonden, kan de correctieregistratie worden toegevoegd via de overzichtstabel. Deze tabel wordt weergegeven in het hoofdgedeelte van het scherm na selectie van een versie van een studieproject. Hij bevat onder andere de volgende items: Registratie ID, Vooruitgang, Auteur, Co-auteur, Unieke ID, Business Key, Registratiecode, Rijksregisternummer van de patiënt...

Gebruik de filters in de kop van de tabel om de registraties te vinden die een correctie nodig hebben. U kunt bijvoorbeeld de filter "Status" (ingesteld op "Verzonden") gebruiken om alleen verzonden registraties te krijgen.

Selecteer vervolgens de knop "Acties" rechts boven de overzichtstabel.

Er worden drie opties weergegeven: "Registraties verzenden" en "Registraties verwijderen" en "Correctie toevoegen". Enkel de optie "Correctie toevoegen" is beschikbaar voor verzonden registraties. Druk nu op "Correctie toevoegen".

Nadat u op "Correctie toevoegen" hebt gedrukt, verschijnt een pop-upvenster waarin u wordt gevraagd de actie van het toevoegen van een correctie registratie voor de geselecteerde registratie te bevestigen. Indien u zeker bent van deze actie, drukt u op "Bevestig". Zo niet, druk dan op "Annuleer".

Als u bevestigt, wordt u doorgestuurd naar het registratieformulier voor correctie.

De correctie DCD bevat uitsluitend volgende elementen:

• Business key van de oorspronkelijke registratie,
• De naam van de datacollectie,
• Het veld of de variabele die fout is,
• De correctiewaarde,
• Het commentaarveld.

Sommige velden zijn automatisch gevuld met waarden van de oorspronkelijke registratie, zoals : "Data collection " en "Business_KEY" .

Het aantal te corrigeren velden in dezelfde correctie registratie is beperkt tot drie. U kunt nog een veld toevoegen om te corrigeren door op de knop "Voeg een ander(e) toe" te klikken.

Wanneer u klaar bent met het invullen van de correctie registratie, kunt u een opmerking toevoegen en de correctie verzenden door op de knop "Verzenden" te klikken.

Stuur een correctie via de Voorbeeldpagina

Een correctieformulier kan ook worden toegevoegd op de voorbeeldpagina van een registratie. Hiervoor moet u de overzichtstabel openen en op te te corrigeren registratie klikken. Vervolgens wordt u naar de voorbeeldpagina doorverwezen.

Klik op de knop "Correctie toevoegen" om een correctie voor de huidige registratie toe te voegen.

Volg dezelfde stappen als beschreven in het vorige hoofdstuk (Zie "Stuur een correctie via de Overzichtstabel")

Voorbeeld van een correctie registratie

Het correctieformulier is een algemeen formulier in het donkerblauwe menu links op het scherm dat voor alle projecten en DCD's beschikbaar is.

Als u een voorbeeld wilt zien van reeds verzonden "correctieregistraties", moet u naar het studieprogramma Correctie formulier gaan en vervolgens naar het studieproject Correctie formulier. Ten slotte selecteert u in het donkerblauwe menu links op het scherm de laatste versie van "Correctie formulier".

Alle correcte registraties worden getoond (van verschillende projecten). U kunt de filters in de kop van de tabel gebruiken om een specifieke registratie te vinden.

Als u een voorbeeld van een correctieregistratie wilt zien, moet u op de gewenste registratie in de overzichtstabel klikken. Hierna wordt u doorverwezen naar de voorbeeldpagina.

Dit artikel licht de verschillende registratiestatussen in HD4DP v2 toe.

De statussen worden weergegeven in de kolom Status

U kunt de kolommen die u wenst weer te geven, selecteren via het menu Zichtbare kolommen selecteren in de rechterbovenhoek:

Selecteer de kolommen die u wenst weer te geven en klik op Toepassen.

Beschrijving van de statussen:

Open: Registratie is aangemaakt en opgeslagen. Ze is niet verzonden.

Verwijderd: Registratie is verwijderd.

Verzonden: Registratie is ingediend en verzonden.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

This information is only available in English. For linguistic coherence within the project navigation the titles of the respective components have been translated in NL and FR. Please select the EN language button in the top-right corner of your screen, when you are still in the NL or FR environment.

This information is only available in English. For linguistic coherence within the project navigation the titles of the respective components have been translated in NL and FR. Please select the EN language button in the top-right corner of your screen, when you are still in the NL or FR environment.

This information is only available in English. For linguistic coherence within the project navigation the titles of the respective components have been translated in NL and FR. Please select the EN language button in the top-right corner of your screen, when you are still in the NL or FR environment.

This information is only available in English. For linguistic coherence within the project navigation the titles of the respective components have been translated in NL and FR. Please select the EN language button in the top-right corner of your screen, when you are still in the NL or FR environment.

Introduction

To support development and validation of data transfers using S2S API or CSV upload, a central Online Acceptance Environment is available for the IT services or IT partners of data providers. It is meant to replace the locally installed acceptance environments at the side of the data providers. With the Online Acceptance Environment the three types of data transfer can be tested and validated: data transfer via an API platform, via an SFTP client and via manual input in the study form.

In order to keep the acceptance environment light, it is redeployed once a week, deleting all data that were entered for testing. The data are stored locally and will not be sent to Healthdata.be infrastructure. The testing is limited to the upload to the HD4DP v2 application.

Application URLs and port

• Front-End Application URL: https://hd4dp.acceptance.healthdata.be
• SFTP URL: sftp.acceptance.healthdata.be and port 2220 
• S2S API: https://hd4dp.acceptance.healthdata.be/proxy/api/dcd/payload/submit?organization-id=00&dcd-id=00&version=1

Navigate to and access the Online Acceptance Environment

The Online Acceptance Environment can be found on https://hd4dp.acceptance.healthdata.be, which is a publically accessible URL.

On the homepage you are requested to select your organization from the drop-down list in order to proceed.

Log in with the credentials you have received upon request. The username is test@sciensano.be for all users.

Since the list of organizations to choose from is limited, you might not find your organization in it. In that case we advise you to request your credentials through our service portal at https://sciensano.service-now.com/sp via the Request something tab and subsequently the Request for Information box.

When requesting an account for this acceptance environment you will receive 3 types of credentials:
⦁ credentials to log in to the front end of the online acceptance environment
⦁ credentials to use the API (-> authorization tab in Postman)
⦁ credentials for the SFTP server you use to test the CSV Upload

Once logged in, the layout looks very familiar: to the left you will find the navigation panel with all running projects and projects that have passed the user acceptance testing (UAT) phase. Note that the list of projects featuring in our Online Acceptance Environment is not filtered out for the organization you have selected.

The data transfer methods

As mentioned above, the Online Acceptance Environment enables the testing of the uploads for the following three types of data transfer. They are described in order of preference underneath:

Data transfer via an API platform

The data are extracted directly from the EPD systems and sent to HD4DP v2 local using S2S API before they are sent to healthdata.be. This transfer method requires the use of an API development platform, such as Postman (freely available).

The endpoint (URL) to send your payload to for testing is

https://hd4dp.acceptance.healthdata.be/proxy/api/dcd/payload/submit

This endpoint is to be completed with some parameters, such as the ID of an organization, the ID of a dcd, the version number:

https://hd4dp.acceptance.healthdata.be/proxy/api/dcd/payload/submit?organization-id=6&dcd-id=18&Version=1

Click on the Send button to post the payload. A succesful submission is indicated with the status message “202 Accepted”. This can also be checked visually in the front end of the Online Acceptance Environment.

The field Data source in the top selection bar indicates whether the data were transferred via S2S API, CSV Upload or manually with HD4DP.

In the production environment records sent through API are sent directly to the healthdata.be infrastructure (status “Submitted” in the Progress field).

Next to posting payloads (POST) you can also retrieve information (GET). Examples of such "calls":

• The call https://hd4dp.acceptance.healthdata.be/proxy/api/organization (see below) will return an organization id:

• The call https://hd4dp.acceptance.healthdata.be/proxy/api/dcd/menu/structure?organization-id=6 (see below) will return the menu structure with all projects your organization is registered for.

More information about the API data transfer can be found at https://docs.healthdata.be/documentation/hd4dp-v2-health-data-data-providers/hd4dp-v2-s2s-api

Data transfer via an SFTP client

The csv upload is the second type of data transfer. The data are transferred to an SFTP server and subsequently picked up by the healthdata.be system. This transfer method requires the use of an SFTP client, such as WinSCP (freely available).

When logging in to WinSCP, you will need to navigate to the correct csv folder : csv/<project>/<dcd>. Here you need to drag and drop the csv you want to upload from the left panel to the right panel. The CSV file will now be picked up by the polling system of the CSV Uploader, which checks for new CSV files every minute.

The folders Archive and Result will only be created after the first CSV file has been uploaded for testing.

The Result folder shows a log file containing CSV Upload reports. The status Error Count shows technical errors such as incorrect name, code …

CSV files that were uploaded in Architecure 1 can be reused in Architecture 2. Prerequisite for this is the addition of necessary fields that are typical for Architecture 2, e.g.:

• Author Group (TX_AUTHOR_GR)
• Author (TX_AUTHOR)
• Coauthor (TX_COAUTHOR).

To further facilitate the process of reusing CSV files a mapping table with old and new CSV names is provided.

Next to adding fields, you can also leave out fields, which is indicated in the log file reports as a warning.

Once again the back-end process can be checked in the study forms on the front-end interface. You want to refresh the window to update to the newest status.

More information about the CSV data transfer can be found at https://docs.healthdata.be/documentation/hd4dp-v2-health-data-data-providers/hd4dp-v2-csv-upload.

Manual input in the study form

The third data transfer method is the form entry, carried out manually. For this you can use a common browser such as Google Chrome. This method can also be used to validate data sent via S2S API or CSV Upload.

This information is only available in English. For linguistic coherence within the project navigation the titles of the respective components have been translated in NL and FR. Please select the EN language button in the top-right corner of your screen, when you are still in the NL or FR environment.

Superset

Sciensano uses Apache Superset to provide the Data provider with a user-friendly UI for data exploration and visualization from the Local DWH database. Superset allows the user to export data into a CSV, and create their own queries, …

Prerequirements

URL: https://superset.<domain> or http://<ip>:3030 is available. If this is not the case, your IT department needs to open the port or add the domain to the DNS server.

Username/Password: Our Servicedesk will forward, via a secure link, the username and password.

Login

Superset is available on the local installation via the URL: https://superset.<domain> or via http://<ip>:3030.

Use the credentials provided by the servicedesk of Healthdata.

Home page

The first time you login to the application, an empty home folder will be shown. The more you use the application, the more tiles will be shown in your home dashoard. You see multiple subcategories like Favorite, Mine and Examples.

Favorite will show all the Dashboards, Charts or Queries you marked as a favorite.

Mine will show all the Dashboards, Charts or Queries you have created.

Examples leave it as is. You don't need to use this.

Dashboards

Dashboards are created under the dashboard menu (on the top menu). A list of shared and personal dashboard will be visible.

Default the dashboard Local DWH will be visible at first login.

Local DWH

The local DWH dashboard will provide you a dashboard with some information on how particular features are working inside Superset and an option to show registrations based on the data collection name.

Remark: if you are not able to see the Filters column, click on the "wifi" icon or arrow on the left side of your screen.

Under the Data tab you will see 3 tables that are empty. With the filter (on the left side), you need to select what you want to see. You can select more Data collection at once and click on Apply FILTERS (bottom of the page).

After applying the filter, the data is now visible.

You can easily download each table by clicking on the 3 dots next to the filter icon in table:

A zip file will be created with the data provided in the table.

Remark: only the last 10000 records will be visible in the table. Downloading a higher amount of data can be done via the SQL Lab editor.

SQL Editor

The SQL Editor allows you to run your own query on the database.

Go to SQL Lab > SQL editor

On the left side you can choose the database, the schema and the table.

Database Local DWH is the database you want to use. Use the Public schema and select one of the tables. You can choose between local_dwhmessage, local_dwhmessage_key_value and local_dwhmessage_key_value_plus.

The preview of the data is something you are not able to export. You still need to write your own query before you can export data from the database. You can limit the number of records (with a max of 100 000 records at once). After running your query, the button DOWNLOAD TO CSV will become available.

Remark: you can save your query by clicking on SAVE AS. With a proper name and description you can easily find the query back in you home or under SQL LAB > Saved Queries.

Query examples

With the following information, you will be able to link multiple tables with eachother.

local_dwhmessage_key_value column msg_document_id refer to the document_id of local_dwhmessage.

local_dwhmessage_key_value_plus column key_value_id refer to the id of local_dwhmessage_key_value.

Query 1: Get all registrations from Orthopride Knee resection from the last 15 days.

SELECT * from local_dwhmessage WHERE data_collection_name = 'OP_KNEE_RESEC' and created_on > current_date - interval '15' day;

Query 2: Get all registrations and key value from Orthopride Knee resection.

SELECT * from local_dwhmessage as ldm left join local_dwhmessage_key_value as ldmkv on ldmkv.msg_document_id = ldm.document_id WHERE data_collection_name = 'OP_KNEE_RESEC';

Query 3: Get all registrations, key value and key value plus from Orthopride Knee resection.

SELECT * from local_dwhmessage as ldm left join local_dwhmessage_key_value as ldmkv on ldmkv.msg_document_id = ldm.document_id left join local_dwhmessage_key_value_plus as ldmkvp on ldmkvp.key_value_id = ldmkv.id WHERE data_collection_name = 'OP_KNEE_RESEC';